電子契約サービスはシステムによって無料で利用することができます。
デジタル化が進む今、電子契約は無料のサービスや無料プランを利用することにより、費用をかけずに使うことが可能。
今回は電子契約サービスを無料で利用するメリットについて解説します。
電子契約のサービス会社を選ぶポイントやシステムを使用する際の注意点も分かるので、ぜひ参考にしてください。
電子契約サービスは無料で使える
電子契約サービスはサービス会社や無料のプランを選ぶことによって無料で利用することができます。
テレワークの普及やデジタル化が進む今、電子契約はオンライン上で簡単に契約業務を締結させてくれる便利なサービス。
電子契約サービスは、サービス会社やプランを選ぶことでコストをかけずに使うことができます。
無料の電子契約サービスを利用するメリット
無料の電子契約サービスを利用することにより、いくつかのメリットが得られます。
電子契約サービスを無料で利用するメリットは以下の2つ。
1. 電子契約サービスを無料で試せる
2. 業務の効率化やコストカットにつながる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
1.電子契約サービスを無料で試せる
無料の電子契約サービスを利用する1つ目のメリットは「 電子契約サービスを無料で試せる 」。
無料の電子契約サービスで試すことにより、費用の無駄を省けます。いきなり有料の電子契約サービスを導入しても、使い方が分からなかったり、自社の業務に適していなかったりする場合、費用対効果が期待できません。
無料の電子契約サービスを実際に運用してみることで費用を無駄にせず、活用方法を把握できます。
2. 業務の効率化やコストカットにつながる
無料の電子契約サービスを利用する2つ目のメリットは「 業務の効率化やコストカットにつながる 」。
電子契約は電子データ上での業務がメインになるため、印刷や製本、押印など紙の書類を使用していた従来の業務フローが省略され、スムーズな契約締結が行えます。
また、費用面においては、
- 印刷代
- インク代
- 郵送代
など、紙の書面に必要だった資材のコストを抑えることが可能。
無料で電子契約を使用しながら業務の効率化や費用の削減ができるのは大きなメリットと言えるでしょう。
電子契約の導入を検討している場合、無料で電子契約サービスを試すことで以下のような判断基準や効果が分かります。
- システムの使いやすさ
- コストカット
- 業務の効率化
具体的なシステムの効果が把握できるので、気になる無料の電子契約サービスがあれば、積極的に試してみましょう。
関連記事：電子契約のメリット・デメリットを解説｜サービス紹介も
無料の電子契約サービスを利用するデメリット
業務の効率化やコストカットにつながる電子契約ですが、無料の電子契約サービスにはデメリットが大きく2点あります。
使用できる機能が制限される
無料の電子契約サービスを利用するデメリットは、使用可能な機能が制限される。
有料プランと同じように、電子契約サービスに付属しているすべての機能が使用できるとは限りません。
事前に使用できる機能を把握した上で電子契約サービスを利用しましょう。
電子契約を運用するまでに時間がかかる
電子契約を運用するまでに時間がかかる点も無料の電子契約サービスを利用する上で挙げられるデメリット。
電子契約システムを利用するには社内説明や取引先への連絡などが必要のため、時間がかかります。
急ぎの場合は、スムーズに電子契約を導入できるサービス会社を選びましょう。
無料の電子契約サービスを選ぶ際のポイント
いくつかのポイントを押さえながら電子契約サービスを選ぶことで、システムをより効率的に使うことができます。
無料の電子契約サービスを選ぶ際のポイントは以下の3つ。
1. 自社に適したコストやサービス
2. セキュリティ対策の充実
3. ワークフロー機能の有無
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
1. 自社に適したコストやサービス
無料の電子契約サービスを選ぶ1つ目のポイントは、自社に適したコストやサービス。
自社が設定した予算や使用したいサービス内容に合う電子契約システムを選ぶことで、業務を効率的に進められます。
業務の拡大や契約数が増加すると、無料プランに比べて有料プランを使う方が便利な場合もあるため、有料プランへ移行する可能性も踏まえて、どれくらいの費用をかけられるのか事前に予算を設定しておくのがおすすめ。
また、自社に適したサービス機能やサポートを活用することで、時間を有効に使えたり、業務を効率的に行えたりして、パフォーマンス力も向上するでしょう。
2. セキュリティ対策の充実
無料の電子契約サービスを選ぶ2つ目のポイントは、セキュリティ対策の充実。
電子契約はサイバー攻撃を受けるリスクがあるので、セキュリティ対策は大切なポイントです。
契約書の改ざんや情報漏えいを防止するためにも、セキュリティ対策が充実している電子契約サービスを選びましょう。
3. ワークフロー機能の有無
無料の電子契約サービスを選ぶ3つ目のポイントは、ワークフロー機能の有無。
ワークフロー機能とは契約書の起案から承認まで電子上で行える機能です。
ワークフロー機能を使うと、契約書を締結するまでに必要な以下のステップにかかる時間や手間を削減することが可能。非常に便利な機能です。
- 作成
- 起案
- 申請
- 承認
電子契約システムを選ぶ際は、ワークフロー機能がついているかチェックしてみてください。
無料で電子契約サービスを利用する際の注意点
無料で電子契約サービスを利用する際には注意すべきことがあります。
2つのポイントに注意して電子契約を利用しましょう。
1. 契約できる件数が限られる
無料で電子契約サービスを利用する際に注意するポイントは、契約できる件数が限られる。
電子契約サービスの無料プランは登録できる契約件数が限られている場合が多いです。あらかじめ契約できる件数を調べてから電子契約サービスを利用しましょう。
2. 取引先への理解が必要になる場合がある
取引先への理解が必要になるのも注意するべきポイント。
電子契約サービスを利用するには、社内だけでなく取引先の理解を得ることも必要。取引先の負担や相手側の考えも把握した上で電子契約サービスに理解してもらいましょう。
永久無料の電子契約サービス「 e-sign 」とは？
「 e-sign 」とは完全無料の電子契約サービス。
サービスの利用期限はなく、永久的に無料で利用できる電子契約サービスとなっています。
「 e-sign 」は個人・法人問わず誰でも利用することが可能。デジタルIDアプリからマイナンバーカードの認証を行うことで簡単に登録ができます。
また、ブロックチェーン技術が活用されており、高いセキュリティ対策が期待できるのも「 e-sign 」の特徴。
「 e-sign 」が無料の理由はユーザー拡大
「 e-sign 」が無料で利用できる理由は、デジタルIDアプリを使用するユーザー拡大が目的とされているため。
まず前提として「 e-sign 」を使うにはxIDアプリの利用も必要となります。xIDアプリとはスマホを使ってマイナンバーカードから本人認証を行うデジタル身分証アプリのこと。
また、「 e-sign 」のマネタイズ方法はxIDアプリによるAPI課金。民間企業や自治体などが「 e-sign 」のサービスを導入することでAPIへ課金されていきます。
つまり、サービスを使う人が増えるほど、xIDアプリの利用回数も増えて収益化につながっていく仕組み。
「 e-sign 」のサービスを無料で提供するのは、多くのユーザーにxIDアプリを利用してもらうのが狙いだからです。
「 e-sign 」のメリットとデメリット
「 e-sign 」のメリットは完全無料の電子契約サービスであること。契約件数や利用期間の制限がないので、コストを抑えながら電子契約を運用できるのは大きなメリットでしょう。
一方、「 e-sign 」のデメリットとして挙げられるのは使用できる機能が少ない点。「 e-sign 」には、タイムスタンプやワークフローなど、電子契約をより便利にするための機能がついていません。
基本的には作成済みの契約書を自身でアップロードし、オンライン上で契約を締結するシンプルなシステムなので、機能の充実性は期待できないでしょう。
無料の電子契約サービスを選ぶなら「 NINJA SIGN 」がおすすめ
数多くある電子契約サービス会社の中から無料のサービスを選ぶなら「 NINJA SIGN 」がおすすめ。
無料で使える「 NINJA SIGN 」はどのような電子契約サービスなのかご紹介します。
無料で利用できる「 NINJA SIGN 」の電子契約システム
「 NINJA SIGN 」は弁護士監修の電子契約システム。契約業務を完結に行える「 ワンストップ型 」のサービスです。
「 NINJA SIGN 」の無料プランでは契約書の送信数は月に5通、テンプレートは3個まで登録することが可能。契約書の送信代がかからないのも「 NINJA SIGN 」ならではのポイントです。
また、月額料金に伴う4つの有料プランが揃っており、各プランによって使える機能やサービスは異なります。
便利な電子契約システム！「 NINJA SIGN 」をおすすめする理由
「 NINJA SIGN 」は無料で利用することができますが、有料プランに移行することで使える機能がより充実し、業務の効率化が大きく期待できます。
サービスの特徴を踏まえながら「 NINJA SIGN 」をおすすめする理由について解説します。
「 NINJA SIGN 」をおすすめする理由は以下の5つ。
理由①ドキュメントから簡単にテンプレート作成・編集ができる
理由②ワークフロー機能が充実している
理由③契約書の送信代が0円
理由④最新のセキュリティ技術を採用している
理由⑤契約プロセスをワンストップでカバーできる
理由①ドキュメントから簡単にテンプレート作成・編集ができる
「 NINJA SIGN 」をおすすめする1つ目の理由は、ドキュメントから簡単にテンプレート作成・編集ができる。
PDFを使ったテンプレート作成を基本としている他サービスがいる中、「 NINJA SIGN 」ではGoogleドキュメントからテンプレートの作成・編集が可能。
Googleドキュメントを使用することで、契約書の作成や修正が簡単に行えます。
理由②ワークフロー機能が充実している
「 NINJA SIGN 」をおすすめする2つ目の理由は、ワークフロー機能が充実している。
ワークフロー機能を活用することにより契約に関する一連の流れをスムーズに行うことが可能。具体的には、契約書の作成依頼やレビュー、承認がクラウド上で完結できるので、契約書を承認するまでにかかる手間や時間を省けます。
理由③契約書の送信代が0円
「 NINJA SIGN 」をおすすめする3つ目の理由は、契約書の送信代が0円。
「 NINJA SIGN 」では無料プランから有料プランに変更しても契約書の送信代は0円のまま。月額料金を支払えば、制限なく契約書を送ることができるのでお得です。
契約締結をする機会が多い企業や契約書にかかる送信代を抑えたい場合におすすめ。
理由④最新のセキュリティ技術を採用している
「 NINJA SIGN 」をおすすめする4つ目の理由は、最新のセキュリティ技術を採用している。
「 NINJA SIGN 」では契約に関わるデータを保護するために最新のセキュリティ技術を活用しています。
具体的には、
・送信パスワード設定
・IPアドレス制限
・二要素認証
・通信暗号化
・認定タイムスタンプ
など、アクセス制御やデータの暗号化によるセキュリティ対策を実施。
外部から自社の機密データを守るため、セキュリティ面においても「 NINJA SIGN 」はおすすめです。
理由⑤契約プロセスをワンストップでカバーできる
「 NINJA SIGN 」をおすすめする5つ目の理由は、契約プロセスをワンストップでカバーできる。
契約書作成から承認、締結までの様々な契約プロセスをクラウド上でスムーズに行えるのは「 NINJA SIGN 」が持つ特徴の1つ。さらに、有効期限管理や契約書ステータス管理、フリーワード検索など、契約書を管理する機能も充実しています。
「 NINJA SIGN 」はワンストップ型のサービスなので、契約プロセスをすばやく行うことが可能。
関連記事：電子契約システムを徹底比較｜NINJA SIGN（ ニンジャサイン ）とクラウドサイン
まとめ
今回は無料の電子契約サービスを利用するメリットについて解説しました。
電子契約サービスを無料で利用するメリットは以下の2つ。
1. 電子契約サービスを無料で試せる
2. 業務の効率化やコストカットにつながる
無料で利用できる電子契約サービスは多数あるので、費用の削減や業務フローを効率的に行いたい場合におすすめです。
電子契約の導入を考えている方や無料で電子契約システムを試してみたい方は、ぜひこの記事を参考にしてください。