社内のコミュニケーションツールとして、多くの企業が導入している「 Workplace（ ワークプレイス ） by Facebook 」( 以下、Workplace ) をご存じでしょうか。Workplace はFacebookが2016年10月にサービスを開始したビジネス向けSNS。
今回は、注目を集めているWorkplaceの特徴や使い方のほか、企業の活用事例などを詳しく説明しましょう。
Workplaceとは
Workplaceとは、Facebookの特徴や画面の仕様などを生かしたビジネス用のSNSサービスです。サービスの概略やFacebookとの違いについて説明しましょう。
Facebookが提供するビジネス向けSNS
Facebook社によると、「 全社員が変革に貢献できてこそ、企業の力を最大限発揮できる 」と考え、「 Workplace 」を開発したそうです。
このため、Workplaceは社内全体の統一したコミュニケーションツールとして利用されることを想定し、原則として企業単位で開設されます。既にネスレやアストラゼネカ、エアアジアといった世界中の多くの企業が導入。大きな成果につなげています。
また、費用プランは3種類あり、「 エッセンシャル 」は無料プラン。有料プランの「 アドバンス 」も1ユーザーあたり月額4ドル（ 450円 ）です。
さらに専門のサポートチームがつく「 エンタープライズ 」は1ユーザーあたり月額8ドル（ 900円 ）となっています。
画面の構成や仕様Facebookにそっくり
Workplaceのメーン画面は次のような仕様になっています。
（ 参照/ https://businesschatmaster.com/fb-workplace/what_workplace_is / BusinessChatMaster「 Workplaceとは？facebookとの違い」）
Facebookにそっくりな仕様で、普段、Facebookを使いなれている人にとって、とても使いやすくなっています。詳しい説明を聞かなくても、ある程度は使いこなせるはずです。
社内にFacebookのユーザーが多ければ抵抗も少なく、導入もスムーズに進むのではないでしょうか。
WorkplaceとFacebookの違いは？
Facebookと画面の構成や使い方が似ているWorkplaceですが、実際にはどのような違いがあるのでしょうか。詳しく説明していきましょう。
社内メンバー全員とすぐに交流可能
Facebookの場合、他のユーザーと交流するには、「 友達 」になったり「 フォロー 」したりすることが必要です。それによって、お互いの投稿や情報を見られるようになります。
しかし、Workplaceでは最初から社内の対象者全員がメンバーとなり、すぐに互いの投稿を読んだり、情報を交換したりできます。
このため、放っておくと情報が取捨選択されないまま画面にあふれてしまいまいますが、不要な情報は非表示にすることもできるので、気になる情報が他の情報で埋もれてしまう心配はありません。
また、「 フォローする 」機能でフォローした人の投稿は、自動的にニュースフィードのトップに表示されます。自分で仲間を探し増やしていくFacebookとは、考え方が全く逆だといえるかもしれません。
グループ機能が充実
グループ機能もFacebookの機能とは異なり、業務の内容に合わせて細かく設定できるようになっています。グループは、Facebookと同じように3種類のグループを設定できますが、Workplaceの場合、次のように分けられています。
・公開グループ
社内の利用者であれば、誰でもグループを検索でき、メンバーになったり投稿を閲覧したりすることができる。投稿も自由。
・非公開グループ
社内の利用者であれば、誰でもグループを検索できるが、投稿を閲覧できるのはメンバーのみ。
メンバーになるには、管理者からの招待や許可が必要。
・秘密のグループ
招待されてメンバーにならなければ、一切アクセスできない。メンバーでなければ、投稿や投稿の閲覧だけでなく、
検索することもできない。
Workplace以外にもSlackやチャットワークといったコミュニケーションツールがありますが、グループを検索できても投稿内容を見られないという設定はありません。Workplace独自の設定だといえます。
また、複数のグループに所属している人が簡単に投稿先を見つけられるよう、ホーム画面の入力画面をクリックすると投稿先グループを選択する画面が現れます。これによって投稿先のグループを選びやすく、すぐに投稿を済ませることができます。
ビジネスでは、複数のプロジェクトが同時進行していますから、複数のグループに所属することもあるはず。そのとき、簡単に各グループに投稿できれば、業務の効率化にもつながります。
高いセキュリティ
Workplace上で扱われる情報には、社内の事業に関するものが含まれます。当然、外部に漏れると業務に支障が生じる機密性の高い情報もあります。
Facebookが扱う個人情報の保護も重要で、同社は十分な対策を取っていますが、求められるセキュリティのレベルはWorkplaceのほうが数段上だといえるでしょう。
このため、Workplaceはセキュリティについても十分考慮して開発や運用がされています。開発過程では、政府機関などでの利用も想定してテストが繰り返されたようです。
機能が充実した有償プランも
Workplaceには無償プランと有償プランがありますが、有償プランにはIDプロバイダー統合機能があり、アプリケーションやクラウドなどのウエブ上の他のサービスと連携することが可能です。
例えば、マイクロソフトのOneDriveやグーグルのGoogleDrive、Dropboxといったオンラインストレージサービスが利用でき、G SuiteやSalesforce、SharePointなど社内システムとの連携を図ることもできます。
有償プランには、このほかボット機能もあり、面倒な反復作業をシステムによって自動化させれば、業務効率化につなげられるでしょう。
Workplaceの主な機能
Workplaceには、具体的にどのような機能があり、どのように使うのでしょうか。Workplaceの主な6つの機能について、Facebookと比較しながら詳しく説明します。
コンテンツを投稿できる
Workplaceでは、企業全体のタイムライン、もしくはグループ内のニュースフィードにコンテンツを投稿できます。
写真や動画を挿入することもできますし、同僚のタグ付けもできます。Facebookでの投稿とは違い、見出しや太字、箇条書きなどを使って、分かりやすく表現することもできます。
もちろん、読み手側は投稿に対して「 いいね！ 」をつけることができますし、コメントしたりシェアしたりして、同僚同士で意思表示によるコミュニケーションが可能です。
部署やチームでグループを作成できる
Facebookと同じように、特定の社員を集めてグループを作成できます。グループも業務内容や目的に応じたカテゴリがあり、「 チーム・プロジェクト 」や「 部署 」「 オープンディスカッション 」などに分かれています。
また、グループには自社以外のユーザーをメンバーに迎えることが可能です。複数の企業が共同で展開するプロジェクトへの活用が期待できます。
WorkChatというチャット機能がある
Workplaceにはチャット機能もあります。その「 WorkChat 」を使えば、特定のユーザーにメッセージを送るだけでなく、チャットグループを設定して複数のメンバーとやりとりできます。
音声通話やライブ通話ができる
Workplaceでは音声通話やライブ通話もできます。電話に代わる社内の連絡手段に使えるのはもちろん、社内セミナーや説明会などをリモート中継すれば、社員の参加率も向上するでしょう。
チャットボットを使ったタスク管理
有償プランでは、チャットボットの利用が可能になります。ボットを使えば、会話形式で自動的にアラートを設定できます。
ConverseやPullString、The Bot Platformなどのチャットボットプラットフォームと連携しているので、100を超えるチャットボットを利用できます。うまく活用して、タスク管理の効率化を図りましょう。
イベント機能も利用できる
Facebookと同じイベント機能がWorkplaceにも搭載されています。入社式や社員集会など社全体のイベントの告知から部署の飲み会といった小規模なイベントまで、さまざまな使い道があるでしょう。
GoogleDriveなど他社サービスとも連携
Workplaceの有償プランでは、他社のアプリやウエブサービスと連携する機能を利用できます。
GoogleDriveやOneDriveといったファイルストレージと連携させれば、ニュースフィードへの投稿時に、直接ファイルを選んでそのまま投稿できるので、文書や表、データなどの情報共有も簡単です。
Workplaceの画面構成と使い方
Workplaceを実際にどのように使うのか、画面構成とともに説明していきましょう。Facebookを使っている人であれば、イメージしやすいでしょうが、メインとなる画面がいくつかあります。
その中から、よく使われる3つの画面について説明します。この3つの使い方をマスターすれば、Workplaceはほぼ使いこなせるようになるはずです。
ホーム画面の使い方
ログインすると、次のような画面が表示されます。これをホーム画面と呼びます。上部のメニューバーにある「 ホーム 」を押せば、どの画面からもすぐにホーム画面へ戻ることができます。
（ 参照/https://businesschatmaster.com/fb-workplace/basic_of_workplace1/「 Workplace(ワークプレイス)の画面構成【基本的な使い方①】」 ）
ホーム画面は大きく4つに区分けでき、左から次のようになっています。
・各設定メニュー
・投稿画面・ニュースフィード
・最新投稿などのニュース
・参加グループ名・メンバー一覧
それぞれの画面について説明していきましょう。
・各設定メニュー
各表示画面の設定を変更したり、自分のプロフィールを編集し直したりするときに使います。
プロフィール編集は「 ニュースフィード 」の文字の右にある「 … 」から、行います。
・投稿画面・ニュースフィード
設定メニューの右側の画面は、上下に分かれていて、上はグループへの投稿を作成する画面。
下は、メンバーらから投稿された情報が表示されるニュースフィードです。
ニュースフィードには、全社員と全公開グループから発信された情報が最新のものから順に表示されていきます。自分には不必要な情報も表示されますので、投稿の数が多すぎると必要な情報を探すのに手間取ってしまうかもしれません。
そんなときは設定メニューのニュースフィードの横にある「 … 」を押して、「 設定を編集 」を選択します。すると、非表示にするグループや投稿を選択できますので、上手に調整してください。
・最新投稿などのニュース
投稿画面の右側には、最新投稿のタイトルや、新しくメンバーに登録された社員名、Workplaceからの告知などが掲載されます。最新情報のインデックスです。
・参加グループ名とメンバー一覧
一番右側の欄には、自分が参加している各グループの名称とメンバーが表示されます。アドレス帳のようなものだと考えていいでしょう。
プロフィール画面の使い方
（参照/https://businesschatmaster.com/fb-workplace/basic_of_workplace1/「 Workplace(ワークプレイス)の画面構成【基本的な使い方①】」 ）
画面上部にあるメニューバーの中の自分の名前をクリックすると、表示されるのがプロフィール画面です。自分に関する情報を記入したり、自分の過去の投稿を確認したりできます。
この画面も次の4つに区分けできます。
・写真
・メニュー
・投稿
・タイムライン
それぞれ機能は次の通りです。
・写真
自分の画像と壁紙を設定できます。プロフィールページで登録した写真は、投稿をした際に名前と一緒に表示されます。
・メニュー
「 タイムライン 」「 基本データ 」「 フォロワー 」「 写真 」「 その他 」の項目があり、それぞれの設定や内容を確認・変更できます。
・投稿
社内向けのメッセージや画像、アンケートなどを投稿できます。ただし、プロフィール画面からは特定のグループに向けた投稿はできません。グループに向けた投稿は、ホーム画面か、グループメーン画面から行います。
・タイムライン
これまで自分が投稿したメッセージなどが一覧で表示されます。
グループメーン画面の使い方
（参照/https://businesschatmaster.com/fb-workplace/basic_of_workplace1/「 Workplace(ワークプレイス)の画面構成【基本的な使い方①】」 ）
自分が参加しているグループ名をクリックすると、グループのメーン画面が現れます。グループには3種類ありますが、画面構成はほとんど変わりません。
グループメーン画面は、大きく4つに区分けできます。
・グループ設定
・各メニュー
・投稿
・グループ用ニュースフィード
それぞれの機能は次の通りです。
・グループ設定
中央の画像の右下にあります。メンバーの追加やグループに関する設定の変更を行います。
・各メニュー
画像の下の細長いバーです。各メニューの項目を押すと、「 ディスカッション 」「 メンバー 」「 ファイル 」「 イベント 」「 写真 」といった画面が現れ、それぞれグループ内で投稿された投稿やファイル、写真などのほか、メンバーの一覧が表示されます。
・投稿
このグループに投稿する専用投稿フォームです。投稿はメッセージだけでなく、写真・動画やファイル、アンケート、
ドキュメントなどさまざまなものを投稿できます。
・グループ用ニュースフィード
グループ内に関する投稿の一覧が表示されます。メーン画面のニュースフィードでは、自分が所属するグループの投稿がすべて表示されるので、特定のグループに関する案件だけを確認したい場合は、グループメーン画面を開くといいでしょう。
Workplaceの活用事例
Workplaceの使い方について簡単に説明しましたが、実際に各企業はどのように活用しているのでしょうか。Facebook社のWorkplace公式サイトから、活用例を紹介しましょう。作業ツールを1つにまとめメールを9割削減
Cookie Time
Cookie Time Groupはニュージーランドで人気のクッキーを製造している食品メーカーです。Cookie Timeの社員数は150人以上。50の独立フランチャイズ加盟店と6,000を超える小売パートナーがあります。
Cookie Time Groupの社内の連絡手段は主にメールでしたが、その多さが問題でした。管理職が1日に受信するメールは平均100通もあったそうです。
しかし、Workplaceを導入し、社内連絡はWorkplaceを使うことにしたところ、１日のメール数は平均10通にまで減りました。
また、Workplaceの導入前、社内ではFirstclass、Asana、Skypeといったツールが使われ、統一されていませんでした。Workplace導入後はグループチャットやビデオ会議など8つの作業ツールを1つにまとめることができました。
今では社員の87%超が毎週Workplaceを使用しています。
迅速な情報共有やサポートが可能に Central FamilyMart
Central FamilyMartは、日本のファミリーマートとライセンス契約を結び、タイ全土に1,100以上のコンビニエンスストアを展開しています。
Central FamilyMartの課題は、スタッフ同士のコミュニケーションや連帯感でした。キャンペーンの取り組み、商品や販売に関する最新情報が各店舗に周知されるまで3週間かかることがあり、情報が誤って伝わっていることもあったそうです。
そこで、同社ではスタッフ同士、店舗と本社間のコミュニケーションを円滑にすることで店舗の運営を効率的にしようと考え、Workplaceを導入しました。すると、スタッフや管理部門がチームをまたいで迅速に情報をやりとりできるようになりました。
今では、スタッフは何か困ったことがあると、Workplace店舗サポートグループを通じて本社に報告し、対応について助言や指示を求めます。いちいち電話をかけて、担当部署に問い合わせていた頃に比べ、迅速な対応ができるようになりました。
また、 日々生じる細かな問題点も、Workplace上でスタッフが直接議論して解決できるようになったそうです。
新人社員の研修時間を削減 Spyglass Realty
社員25人の米国の小さな不動産会社Spyglass Realty社のCEO、Ryan RodenbeckさんはWorkplaceの導入後、新人社員の研修にかける時間を月32時間、会議のための時間を月4時間短縮。これによって顧客のサポートにあてる時間を増やしました。
新人トレーニング用の動画や資料などをWorkplaceグループに投稿し、新入社員が研修前に予習できるようにしたのです。
また、不動産の仲介契約が結ばれると、同社ではWorkplaceグループを作成し、各部門の担当者がメンバーとなります。グループには書類や写真、売り主との応対記録などが保存されるので、必要な情報にすぐアクセスでき、顧客らからの問い合わせに迅速に対応できます。
Workplace導入の3つのメリット
Workplaceを導入すると多くのメリットが期待できますが、どの企業にも共通する大きなメリットを3つ紹介します。
Facebookユーザーにとって使いやすい
WorkplaceはFacebook社が提供しているコミュニケーションツールなので、画面のデザインも使い方もFacebookによく似ています。
使ってみていただければ、すぐにわかりますが、タイムラインへの投稿方法やチャット機能、「 いいね！ 」「 コメント 」「 シェア 」といったフィードバックはFacebookとほとんど代わりません。
Facebookのユーザーであれば馴染みがあり、すぐに使いこなせるようになれるでしょう。
価格がとてもリーズナブル
Workplaceの利用料金は比較的安く抑えられています。エッセンシャルプランはすべて無料。ボット機能が利用でき、他のウエブサービスとの連携が可能なアドバンスも利用者1人あたり４ドル（ 450円 ）です。
また、最初の30日間は無料トライアル期間なので、実際に使い勝手を確認してから、無償プランか有償プランかを選ぶことができます。
セキュリティ体制が整っている
Workplaceはインターネットを使ったサービスである以上、セキュリティは当然、懸念材料です。顧客情報など個人情報や社内での重要な案件が外部に漏れないよう、しっかりとセキュリティ対策が講じられているツールを選ぶことが重要です。
その点、Workplaceは万全のセキュリティ対策を取っています。データの保護には最高レベルの安全基準を設けているほか、専門家による侵入テストやセキュリティ対策の検証などを行い、常に対策強化に努めています。
また、Facebookの個人用アカウントとWorkplace用アカウントは厳密に分けられていて、認証情報も別になっています。そのため、個人用アカウントでWorkplaceにアクセスすることはできません。
Workplace導入の3つのデメリット
便利なビジネス用コミュケーションツールであるWorkplaceにも、デメリットはあります。導入にはデメリットも踏まえたうえで検討を進めましょう。
開発から間もなく、不具合が発生することも
Workplaceは2016年にリリースされたばかりの、まだ新しいコミュニケーションツールです。世界有数のSNSを運営するFacebook社が開発したということで信頼感と知名度があり、すぐに多くの企業が導入しました。
しかし、まだ運用が安定しているとは言い切れない部分があり、アプリが突然ダウンするなどの不具合が起こることもあるようです。
コミュニケーション機能が多過ぎる
Workplaceを使えば、チャットや投稿を使って、社内のメンバーとコミュニケーションを図ることができます。
投稿方法にも個人投稿やグループ投稿があり、そのほか、テレビ電話やアンケート機能、イベント告知など、数多くのコミュニケーション機能がそなわっています。
機能が充実していることはメリットの1つですが、逆に言うと多すぎて、混乱してしまう人も出てきます。規模の大きい会社では投稿者の数も多いので、自分できちんと情報を管理していないと、情報があふれかえり、大切な情報を見落としてしまうかもしれません。
ついていけない人が出てくる
Workplace は基本的にFacebookの仕様を用いているので、Facebookのユーザーには使い勝手がいいのですが、社員全員がユーザーだとは限りません。中にはSNSを使ったことがない人もいるでしょう。
そうした人は、「 Workplaceを使いこなすのは難しい 」と感じてしまうかもしれません。導入にあたっては、導入の流れについていけない人がでないよう十分なサポートが必要です。
まとめ
Workplaceは全社員を簡単に双方向でつなげることのできるコミュニケーションツールです。
上手く活用すれば、書類やデータのやりとりも簡略化でき、資料作成の手間や時間を省けるうえ、ペーパーレスにも寄与することでしょう。会議や打ち合わせ、研修などの時間も減らすことができ、テレワークの推進も期待できます。
業務の効率化と社内の円滑な情報共有のため、Workplaceの導入を一度検討してみてはいかがでしょうか。
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