「 毎回使用する契約書はテンプレート化したい 」このように感じた経験はないでしょうか。特に電子契約の場合、契約書の「 型（ テンプレ ） 」をあらかじめ用意し、作成時に使える点がメリットです。
そこで今回の記事では、契約書の雛形（ テンプレ ）を利用できる電子契約システムと、利用時の注意点について解説していこうと思います。電子契約書の雛形には種類が異なるものがあるため、ぜひ参考してみてください。
雛形のある電子契約書を活用するメリット
まず、雛形のある電子契約書を活用するメリットを2つご紹介します。雛形を利用することで契約業務において大きなメリットとなるため、以下2つポイントをしっかりと把握しておきましょう。
作業時間の短縮
電子契約では、「 雛形 」を利用することで作業時間を短縮できます。一方、紙の契約書は、一から文章を書くための時間がかかってしまいます。
契約を交わす機会が多い場合では、紙と電子の契約書を比べて、作業効率は明らかに電子契約の方が良くなります。
ミスの防止
もう一つのメリットはミスを防げることです。例えば紙の契約書で同じような文章を用いることがわかっている場合でも、書き損じをすればその契約書は使用できません。
一方で雛形を利用すると、よく使う文章や取引先の情報を登録してあるので、書き損じることなく契約書の作成ができます。
このメリットは自社のみならず、契約を交わす取引先にも大きなメリットとなるのです。
電子契約書の雛形を使う際の注意点
電子契約書の雛形を使う際の3つの注意点についてご紹介します。一見すると「 雛形 」を利用することは、メリットしか無いように感じるでしょう。
しかし以下のような注意をしないと、電子契約システム特有のトラブルに巻き込まれるため、しっかりと覚えておきましょう。
テンプレートをそのまま使用しない
電子契約書の「 雛形 」を利用する際は、そのテンプレートをそのまま使用しないようにしましょう。なぜなら、文言やレイアウトが紙の契約書と異なる場合があるからです。
例えば紙での契約締結をする際には押印が必要で、その旨の文言が記載されているとします。しかし電子契約では捺印は不要なので、契約の場で捺印に関する文言は不適切となるのです。
そのためテンプレートを利用する場合には、適切な文言を追加したり修正する必要があります。
別途料金がかかる可能性がある
テンプレート機能が備わっている電子契約システムはいくつかありますが、中には特定の料金プランでないと利用できない場合があります。
そのことを知らずに導入すると、いざ契約書を作成する際に料金プランの変更をしないといけません。
基本料金とあわせて、必要な機能がどの料金プランで利用できるのかきちんと把握することが大切です。
紙の契約書の雛形との使い分け
紙の契約書の雛形をそのまま使用できない点には注意しましょう。なぜなら、紙の契約書と電子契約書は必要となる文言が異なるからです。
契約によっては紙の契約書でしか締結が認められていないものがあります。
そのため電子契約システムを導入したからといって、紙の契約書の雛形を完全に破棄することのないよう、電子契約書と使い分けることが必要なのです。
電子契約書で利用できる雛形の主な種類
「 雛形 」といっても、契約書によって用いられる雛形は異なり、さらに電子契約システムによっても利用できる雛形の種類はさまざまです。
よく使用される契約書および、多くの電子契約システムで、提供されている雛形は以下のとおりです。
- 売買契約書
- 業務委託基本契約書
- 業務委託個別契約書
- 機密保持契約書
- 発注書
- 雇用契約書
- 解約合意書
契約書の雛形を利用できる電子契約システム
いくつか雛形を利用できる電子契約システムはありますが、中でも使いやすくおすすめなものを3つご紹介します。
どのシステムも雛形が揃っていることはもちろん、セキュリティ面でも安心して利用できるため導入の参考にしてみてください。
NINJASIGN
出典 :NINJA SIGN
『 NINJA SIGN 』はプランが安く、便利な機能がしっかりと備わっていることが特徴の電子契約システムです。
契約書の送信時にかかる送信料がかからないため、たくさん契約書を送信する方にもうってつけのサービスなのです。
また、よく使用する契約書のテンプレート登録費用も0円なので、とてもコスパが良いと言えるでしょう。
他のサービスではPDFファイルのみしか取り扱うことができないのに対し、『 NINJA SIGN 』はWordにも対応していることが特徴です。
クラウドサイン
出典：クラウドサイン
『 クラウドサイン 』は直感的に使用しやすいシステムなので、ITに慣れていない方でも安心して導入できる電子契約システムです。シェア率が80％を占めているため、その人気度がわかるでしょう。
また、「 弁護士ドットコム 」が運営・提供するサービスなので、弁護士が監修していることからも安心できるのではないでしょうか。
テンプレート作成・管理機能は最安プランからでも利用できるため、初めての電子契約書の導入にもおすすめです。
BtoBプラットフォーム契約書
『 BtoBプラットフォーム 契約書 』は長い運用実績があり、導入企業も約50万社とかなりの実績がある電子契約システムです。
PDFファイルはもちろん、WordやPowerPoint、cvcなど、幅広い形式のファイルを読み込めるのが特徴です。
さらに、見積・契約・受発注・請求で必要となる書類を全て電子データ化でき、「 契約書 」や「 業務委託書 」などの契約に関する文書テンプレートが利用できるのも魅了の一つです。
まとめ
契約書は雛形を利用することで、作業効率がとてもよくなります。
よく使う文言をテンプレート化して管理したり、「 契約書 」や「 業務委託書 」などの契約に関する文書テンプレートを利用できると、とても便利です。
今回ご紹介した電子契約システムならば、契約業務をラクにできる便利な機能がたくさんあるため契約業務を効率化できるでしょう。電子契約システム導入する際の参考にしていただけたらと思います。