DX

【徹底比較】おすすめの電子署名の会社( サービス )5選

「 電子契約サービスはどこがオススメなのだろう… 」

電子契約サービスの導入を考えているけど、どこがオススメかいまいちよくわからないという方も多いのではないでしょうか。

政府も「 脱ハンコ宣言 」をしたため、 電子契約サービスのニーズもこれからますます増えると予想されます。

ですからこの記事では、オススメの電子署名会社( サービス )を5選して、 徹底的に比較と考察をします!

電子署名会社の選び方のポイント

電子署名会社はたくさんあり、その中でどこを選ぶべきか迷っている方は多いです。 しかし、まずは自社にとって何が必要なのかをしっかりと考えることが重要です。

なぜかと言うと、 導入を考えている電子署名システムが、しっかりとその必要なことを解決に導いてくれなくては、意味がないからです。

とはいえ何が必要なのか1から考えるのはとても大変なため、今回は以下の5つのポイントを比較することにより導入に役立ててみてください。

  • 当事者型の契約が可能か
  • 扱う書類は対応しているか
  • ワークフロー機能は備わっているか
  • 取引先にとっても利用しやすいか
  • 利用料金は目的に見合っているか

それでは,それぞれ具体的にご紹介していきます。

当事者型の契約が可能か

実は電子署名には種類が分かれており、「 当事者型 」と「 立会人型 」の2種類があります。この2種類がどのように異なるのかイメージしやすくするため、かんたんな表を下記にまとめてみます。

この電子署名の種類は2つに分かれていますが、 一般的には一括りに「 電子署名 」と呼ばれていることが多いです。

しかし契約においては、証明力など異なる部分もあるため、しっかりと違いについて覚えていきましょう。

大まかに解説すると、両者の違いは以下の通りとなります。

  • 当事者型:電子証明書を必要とする
  • 立会人型:電子証明書を必要とせず、メール認証などにて本人確認を行う

当事者型の方が、契約において証明力が高く本人性も担保されています。

一方、立会人型は、本人確認をメールによって済ませることが多いため、証明力や本人性の担保に劣る特徴があります。 そのためトラブルが生じた際、訴訟などのリスクが発生してしまうのです。

電子証明会社を比較する際には、「 当事者型 」を選択できるかどうかで判断しましょう。

扱う書類は対応しているか

電子署名システムでは、契約書を始め様々な書類を取り扱うことができるのが特徴です。

  • 検収書
  • 売買契約書
  • 秘密保持契約書
  • 業務委託基本契約書
  • 業務委託個別契約書

上記のように、 扱うことができる書類は多い方が良いでしょう。

しかし場合によっては法律上適用できない書類があり、電子署名に対応していない場合もあります。契約内容によっては紙での契約書で締結させなければいけない場合があるため、注意しましょう。

ワークフロー機能は備わっているか

ワークフロー機能が備わっていることで、契約書への押印者や承認者を指定することができます。

これにより社内の限られた人しか契約を締結させることができないため、 内部統制をしっかりと整えることができます。

一方でワークフロー機能が備わっていないと、電子契約サービスのアカウントにログインさえできれば、 誰でも契約を締結させることができてしまいます。

会社の規模が大きくなるほど電子契約サービスのアカウントを複数人で管理すると言うこともあるかもしれません。

しかし先ほどのような問題が起きる可能性があるため、 ワークフロー機能が備わっている電子契約サービスを選ぶ必要があります。

「 クラウドサイン 」のように、月額費用が高いプランにのみワークフロー機能が備わっている場合がありますが、各電子契約サービスによってワークフロー機能の有無が異なるためきちんと確認しておきましょう。

取引先にとっても利用しやすいか

契約と言うのは、取引先があってこそです。 もちろん取引先への負担は少ない方が良いでしょう。

例えば契約を交わす際に、 取引先にも同じ電子契約サービスのアカウントを保持してもらう必要があるかどうか分かれます。

これは先ほどご紹介した「 当事者型 」と「 立会人型 」とで異なるため確認してみましょう。

  • 当事者型:基本的に必要
  • 立会人型:基本的に不要

証明力が強い当事者型ですが、基本的に取引先もアカウント保持の必要があるため、 不便だと思われるかもしれません。

場合によっては電子契約サービスでの契約を断られる恐れもあるため、きちんと説明をしておく必要があります。

とはいえ、やはり証明力が強く本人性が担保される当事者型の電子契約システムは導入メリットは大きいです。

このような場合は、当事者方と立会人型をどちらも使用できる電子契約サービスがあるため活用してみましょう。

利用料金は目的に見合っているか

システム導入にあたって、できるだけ利用料金は安い方が嬉しいです。 同じような機能が備わっている電子契約サービスなら、なおさら利用料金が安い方が導入しやすいでしょう。

また、あまり利用しないのに月額で目的に見合わない料金を払うのは非常にもったいないです。

電子契約システムを導入する場合、以下の2つのポイントに注目して比較してみましょう。

  • 月額
  • 契約書の送信量

電子契約システムによっては契約書送付する際に料金がかかります。 1件あたりの送信料が安い方がもちろんコスト削減につながるため、サービスを比較するときに意識しておきましょう。

基本的には当事者型の電子署名を交わす場合は、送信料金が立会人型よりも割高になります。

オススメの電子署名会社5選

それではお勧めの電子契約システムを5つご紹介していきます。 先ほどの選び方のポイント意識しながら、それぞれ比較してみて下さい。

①:当事者型と立会人型の選択
②:ワークフロー機能の有無
③:取引先のアカウント保持
④:最低月額プラン

まず比較表として、下記の通りまとめました。

NINJA SIGN

出典:https://www.ninja-sign.com

『 NINJA SIGN 』は弁護士監修の電子契約システムで安心してサービス利用ができ、契約書の作成から締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスを1つで、かつオンラインで完結することができます。

提供されているプランが5つに分かれているため、 幅広いユーザーのニーズに応えられるでしょう。

契約書の送信ごとに発生する従量課金がないことが特徴で、コストパフォーマンスが良く大量の契約書を扱う場合に有利なサービスとなります。

契約書レビューも同じシステム上で行えるため、管理がしやすいことが特徴です。

『 NINJA SIGN 』の特徴は以下の通りです。

  • 電子契約締結数無制限・定額
  • 契約書ワークフロー可視化
  • 契約書管理の手間を削減

『 NINJA SIGN 』は以下の人にオススメです。

  • 低コストで導入したい人
  • 契約業務を効率化したい人
  • 契約書の送信時に費用をかけたくない

クラウドサイン

出典:https://www.cloudsign.jp

ユーザ数の制限がないため、一番価格が安いプランでも複数人で利用することが可能です。セキュリティー対策もしっかりと整っているため安心して電子契約を締結させることができるでしょう。

電子契約利用企業の約80%が利用する国内シェアNo.1のサービスで、外部サービスとの連携も可能となり幅広いシーンで利用することができます。

『 クラウドサイン 』の特徴は以下の通りです。

  • 数分間で契約を締結
  • セキュアな保管機能で、コンプライアンスの強化にも役立つ
  • 契約書名や企業名、日付や金額等、さまざまな条件での検索が可能

『 クラウドサイン 』は以下の人にオススメです。

  • スピーディーに契約したい人
  • コンプライアンス強化をしたい人
  • 過去の契約書の管理をかんたんにしたい人

BtoBプラットフォーム契約書

出典:https://www.infomart.co.jp/contract/index.asp

運用実績が長いサービスで、導入企業は約50万社という実績があります。さまざまな取引で発生する書類や帳票を電子化することができ、1つのインターフェースで確認できるという特徴があります。

商取引行為(見積・契約・受発注・請求)で発生する書類を全て電子データ化することが可能で、電子契約システムをより便利に活用できるのではないでしょうか。

また、Excel、Word、PowerPoint、txt、csv、pdf、jpg、jpeg、gif、png、bmp、zipといった幅広い拡張子のファイルを取り扱うことができます。

『 BtoBプラットフォーム 契約書 』の特徴は以下の通りです。

  • 数ステップで締結完了
  • ブロックチェーン技術によるセキュリティ対策
  • 契約書の発行だけでなく、取引先からの契約書も電子契約書で受取が可能

『 BtoBプラットフォーム 契約書 』は以下の人にオススメです。

  • 取り扱う書類の種類が多い
  • セキュリティ対策を意識する人
  • 契約業務を全て電子化したい人

GMO電子サイン( 旧GMO電子印鑑Agree )

出典:https://www.gmosign.com

『 GMO電子サイン 』は 契約印と実印を扱うことができ当事者方と立会人型の特徴を持つ電子契約システムです。 そのため契約においてしっかりと証明力を持った契約締結が可能となります。

トップクラスの技術力を持つ「 GMO GlobalSign 」と連携することで、非常に高いセキュリティー技術で契約が守られます。

料金プランもシンプルで、「 お試しフリープラン 」か「 契約印&実印プラン 」のみです。 もし必要な機能がある場合は、後からオプションとして付け加えることが可能です。

『 GMO電子サイン 』の特徴は以下の通りです。

  • 高いセキュリティ
  • 当事者型/立会人型の選択
  • 扱うことができる書類が豊富

『 GMO電子サイン 』は以下の人にオススメです。

  • 証明力を持った契約を締結させたい人
  • 様々な業務システムと連携させたい
  • 導入コストを抑えたい人

DocuSign

出典:https://www.docusign.jp

『 DocuSign 』は 世界中で導入されている電子署名システムで様々な世界的トップの企業が利用していることが特徴です。

  • 世界のテクノロジー企業トップ10社のうち、7社がドキュサインを利用
  • 世界の医薬品企業トップ20社のうち、18社がドキュサインを利用
  • 世界の金融機関トップ15社のうち、10社がドキュサインを利用

ドキュサインでは例えば上記のような例を紹介しており、たくさんの企業によって利用されていることがわかるでしょう。

Word・Excel・PowerPoint・PDFなど、幅広い形式の文書を電子化することが可能です。

『 DocuSign 』の特徴は以下の通りです。

  • 様々な書類に対応
  • 世界的に利用されている
  • メールに加えてSMSでも署名を取得

『 DocuSign 』は以下の人にオススメです。

  • 導入コストを抑えたい人
  • 契約業務を効率化したい人
  • 場所を選ばず署名や送信をしたい

電子署名を導入すべき会社

各電子署名システムの特徴は理解できたでしょうか。 それぞれ特徴や機能、 そして導入料金が異なるため目的に合わせて導入を検討してみましょう。

ここからは電子契約システムを導入すべきユーザーについてご紹介していきます。

あらゆるものが電子化される今、契約書の電子化も勢いを増しています。下記のユーザーは、積極的に電子契約システムの導入を検討してみましょう。

  • コスト削減を考える企業
  • コンプライアンス強化を目指す企業
  • 契約に関する業務を効率化したい企業

それでは詳しくご紹介していきます。

コスト削減を考える企業

電子契約システムを導入することでコストの削減につながります。一方で紙での契約では、 紙代、印刷代、インク代をはじめ、契約書の送料や人件費がかかってしまします。

特に印紙代については、契約金額によっては数万円かかってしまう場合があるため、大規模な取引を行う企業は 電子契約システムを導入するだけで大幅なコスト削減につながるのです。

普段書類でのやりとりをしている場合は、電子契約システムを導入してみてはいかがでしょうか。

コンプライアンス強化を目指す企業

電子契約システムを導入することでコンプライアンス強化につながります。

例えば従来の上での契約の場合、契約書の改ざんや紛失といったリスクを抱えており、コンプライアンス上問題となる恐れがあります。

しかし電子契約システムであれば強固なセキュリティによって契約が守られるため、データの改ざんや紛失等のトラブルを心配することがなく、コンプライアンス強化を目指すことができます。

書類を管理しやすくコンプライアンス強化も目指すことができるため、電子契約システムは大きなメリットとなります。

契約に関する業務を効率化したい企業

電子契約システムを利用することにより、契約書の作成や取引先への送信といった契約に関する業務を効率化することができます。またシステムによっては、テンプレートを使用することで契約書作成にかかる時間を、大幅に削減することが可能です。

書類を電子化して取り扱うことができる電子契約システムは、契約締結後も検索によって書類を探しやすくなるため、管理にかかる時間を大幅に削減可能です。

紙の契約ではできなかった契約に関する業務の効率化を目指す企業は、ぜひシステム導入を検討してみましょう。

まとめ

今回オススメの電子契約システムを5つご紹介しましたが、いかがでしたか?

しっかりと選び方のポイントを抑えておくことで、目的に合わせて適切なシステムを導入することができるようになります。それぞれ特徴が異なるため、目的に合ったシステムを導入していきましょう。