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電子署名の付与方法とは?おすすめの形式はPDFファイル!

「 ファイルに電子署名を付与する方法について詳しくわからない 」 このような悩みを抱えている方が、多いのではないでしょうか。

電子署名システムを使うことでPDFファイル等に変換された契約書などに電子署名を付与し、 書面を用いた契約とは違い、効率よくかつ安全に契約締結することができるようになります。

しかし実際には電子署名の付与方法、また契約締結のためにファイルを安全に取り扱う方法について、きちんと理解している人は少ないです。

今回の記事では電子署名の付与方法について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてみてください。

電子署名の仕組みとは

こちらでまず、電子署名の仕組みについてご紹介します。 電子署名は紙の書面への押印やサインではなく、PDFファイル化された契約書などに電子的に署名を行うことです。

紙の文書へは実際に押印やサインができるのですが、電子署名はファイルそのものに印影や署名を施すことはできません。

電子的な印影や署名を画像として上書きすることはできるのですが、デジタル画像はコピーが簡単にできるため証拠力がないことが特徴なのです。

ではどのように電子署名の安全性を実現しているかと言うと、「 公開鍵暗号方式 」と呼ばれる暗号技術によって実現されています。

公開鍵暗号方式とは「 公開鍵 」と「 秘密鍵 」の一対になったペアの鍵を作ることで、暗号化されたデータが悪意のある第三者によって解読できないようにする仕組みのことです。

関連記事:電子署名の仕組みを簡単に理解するために必要な基礎知識

【簡単】電子署名をPDFファイルに付与する方法

ここからは実際に、PDFファイルに電子署名を付与する方法についてご紹介していきます。

実は簡単にPDFファイルに増やせることができるのです。

PDFファイルの取り扱いには、Adobeが提供している「 Acrobat 」もしくは「 Acrobat Reader 」がうってつけです。手順は大きく3ステップに分かれているため、順に詳しく解説していきます。

1.署名箇所を指定

まずは「 Acrobat 」もしくは「 Acrobat Reader 」から、電子署名を付与するPDFファイルを開きます。この時、各ツールによって操作方法が少しずつ異なるため確認してみましょう。

  • Acrobat:「 ファイル 」から「 その他の形式で保存 」を選択後「 証明済み PDF 」をクリック
  • Acrobat Reader:「 ツール 」から「 証明書 」を選択後「 電子署名 」をクリック

「 Acrobat 」は機能が豊富ですが月々料金がかかるため、この記事では「 Acrobat Reader 」を使用した手順でご紹介します。

まずは「 Acrobat Reader 」を開き、「 ホーム 」横にある「 ツール 」から「 証明書 」を選択しましょう。

選択したらPDFファイルが開けるようになるため、電子署名を施すPDFファイルを開きます。

PDFファイルを開いたら、上部にある「 電子署名 」を選択して電子署名を付与できる状態にします。確認画面が表示されるので、「 OK 」をクリックしましょう。

その後マウスポインターが切り替わるので、電子署名を付与したい箇所をドラッグして選択します。

この際に、もし電子署名を付与する箇所があらかじめ用意されている場合は、電子署名を付与する箇所の指定は必要ありません。その場合は、その旨がダイアログボックスに表示されます。

2.デジタルIDを設定

続いて、デジタルIDを用意する必要があります。 前回の手順で電子署名する箇所を選択しようとすると、確認画面が表示されデジタルIDの設定が求められます。

確認画面が表示されたら「 デジタルIDを設定 」を選択して、デジタルIDの設定を行いましょう。

クリック後は上記画像のように3つの選択肢が表示されるので、「 新しいデジタルIDの作成 」を選択します。さらに2つ選択肢が表示されるので「 ファイルに保存 」を選択しましょう。

名前や部署等の項目が表示されるのでそれぞれ入力をします。 入力後はパスワード設定が求められるため、 設定をするとデジタルIDの作成が完了します。

3.電子署名の追加

前回の動作までで新しくデジタルIDを作成できたので、ここではそのIDを使い実際に電子署名をしていきます。

先ほど作成したデジタルIDが、「 デジタルID一覧 」に表示されるはずなので選択をしましょう。

作成したデジタルIDを選択すると、電子署名者と署名日時が表示されます。 設定したパスワードを入力して「 署名 」を選択することで、確認画面が表示されます。

あとは「 ファイル名 」「 保存場所 」を指定し、最後に「 保存 」をして完了です。

電子署名付与後に行うこと

こちらでは、電子署名の付与後に行うことをご紹介していきます。ファイルに電子署名を付与したら、そのまま完了ではありません。

付与後は送信者・受信者側で行うべきことがあるため、それぞれ確認してみましょう。

電子署名したPDFファイルの書き出しと送信

こちらでは、送信者のやるべき設定についてご紹介していきます。

PDFファイルに署名を付与してそれを送信しようとした場合、何もしない状態では「 文書の証明の完全性が不明です 」と表示されてしまいます。

この警告文を解決するためには、 送信先に証明書をインストールしてもらう必要があります。

まず証明書を作成するため、以下の手順を参考にしてみましょう。

  1. 「 Acrobat Reader 」を起動
  2. 「 編集/環境設定 」から「 分類 」→「 署名 」を選択
  3. 「 IDと信頼済み証明書 」にある「 詳細 」を選択
  4. 証明書を選択し「 書き出し 」を選択
  5. 「 データをファイルに保存 」を選択

これは「 Acrobat 」でも同様です。証明書の作成ができたら、 相手側にメールなどで証明書ファイルを送信し、インストールをしてもらいましょう。

PDFファイル受信者による検証

こちらでは受信者のやるべき設定についてご紹介します。受信者側は、送信者から送られた「 証明書 」をインストールする必要があります。

インストールする手順は以下のとおりです。

  1. 送信された証明書ファイルを開く
  2. 「 連絡先の信頼を設定 」を開く
  3. 「 この証明書を信頼済みのルートとして使用 」「 証明済み文書 」にチェックを入れ「 OK 」を選択

証明書のインストールができたら、「 信頼済み証明書 」の中に証明書が表示されます。

まとめ

電子署名を付与することで、そのファイルに不正がないことを証明することができます。そのため契約などにおいて電子署名を付与することは欠かせないことなのです。

安全に契約締結するためにも、電子署名はとても重要な役割を果たします。この記事で電子署名の付与方法を理解し、安心して契約締結できる方法を覚えて実践してみましょう。

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