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【画像付き】電子契約書の作り方解説!NINJA SIGNを例に作成

近年名前を聞く機会が増えた「 電子契約 」。電子契約とは、従来の書面での契約締結とは異なり、インターネット上で締結を行う契約を指します。2017年頃から徐々に取り入れている企業が増えていた印象でしたが、この1年でさらなる成長を見せています。

2020年はコロナ禍となり、リモートワークの推進が全国的に行われました。リモートワーク環境では、今までの書面締結は非常に時間がかかってしまいます。

しかし、電子契約はリモートワークでも容易に締結が可能。なぜなら、全てインターネット上で完結するためです。

そんな電子契約について、導入は検討しているものの、詳細についてよくわからず手がつけられていない、という方は少なくないのではないでしょうか。

また、会社ではすでに導入しているものの実態をよくわかっていない、という方もいると思います。本記事ではそういった方向けに、NINJA SIGNを例に電子契約での契約書の作成方法をお伝えします。

電子契約とは

まず、電子契約について簡単に説明します。先ほどから何度も伝えている通り、電子契約はインターネット上で締結する契約を意味しています。

それでは、その仕組みや書面との違いにはどういったものがあるのでしょうか。電子契約の気になる部分をそれぞれ説明していきます。

電子契約の仕組み

まず、電子契約の仕組みについて説明します。従来の書面での契約締結では、契約内容に合意したことの証明として押印を行います。しかし、電子契約書には実際に押印ができません。

そのため、電子契約では押印に代わって「 電子サイン 」や「 電子署名 」を利用します。また、それらが有効であること、ある一定のタイミングで行われたことを証明するためには「 タイムスタンプ 」が使用されます。

電子契約を導入していない人には聞き慣れない単語がいくつかあると思いますので、もう少し説明していきますね。

電子サイン

電子サインは電子契約における署名方法の1つ。こちらは、電子契約システムへ登録されたIDやメールアドレス、パスワードを用いて認証する方法です。必要なものは上にあげたものだけで、非常に導入しやすい点が特徴。

電子署名

電子署名も、電子契約における署名方法の1つです。こちらの場合、電子認証局と呼ばれる第三者機関で事前に電子署名書を発行し、本人性を担保します。そのため、証拠力が非常に高いという特徴があります。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子データに対して付与される時刻を指します。もしくは、ある特定のファイルが特定の時刻に存在したことを証明するものを指すことも。

これらを組み合わせて、契約内容合意の証拠とし契約を締結するのです。

紙の契約書との違い

続いて、紙の契約書の違いを説明します。再三述べている通り、電子契約はインターネット上で締結が可能。

もちろん、形式も異なります。紙の場合は紙ですが、電子契約の場合、多くはPDFやWord、Google Documentなどのファイル形式を取ります。電子データがそのまま原本になるため、実際の原本も不要。

紙では原本を製本し郵送する必要がありますが、電子契約では紙でのデータが不要になるため、製本・郵送も不要。保管するためのスペースも不要です。

また、紙の契約書を郵送すると印紙税がかかるのですが、電子契約ではこちらも不要。非常に多くのものが削減できることがわかります。

署名方法も、先ほど説明した通り紙は押印、電子契約では電子署名などを利用します。紙と電子では契約の締結フローが異なることがわかりますよね。

法的効力について

ここまで、電子契約の仕組みや紙との違いを説明してきました。しかし、肝心な法的効力についてはどうなのでしょうか。もちろん、電子契約にも法的効力はあります。この効力については、民事訴訟法や電子署名法を参照し確認が可能。

まず、民事訴訟法の第228条では契約に関して、本人又はその代理人の署名または押印がある時に、真正に成立したものとして推定されるとあります。また、電子署名法で本人による電子署名が行われている時は、真正に成立したものとして推定されるともあります。

つまり、電子署名が本人のものと証明されていればそ署名のある電子契約は効力を持つことになるのです。

ただし、電子署名に関してはその定義を満たした電子署名に限ると、電子署名法の第2条で定義されています。

電子契約書の作成方法

続いては、電子契約書作成方法について説明します。電子契約といっても、契約内容の確認までのステップは従来の書面での作成と変わらないため割愛します。

契約内容に関しては、社内の法務担当者などの専門家に必ず確認するようにしましょう。内容の確認に関しても、メールでのやりとりを行うことで、対面でのやりとりは不要。

契約内容の合意ができたところから、契約締結のステップを説明します。今回の説明に当たって、電子契約システムであるNINJA SIGNを利用しています。

契約内容の確認・締結

契約書の内容に双方が合意したところで、契約締結を行なっているどちらか一方が、契約書を電子契約サービスにアップロードする必要があります。

今回はNINJA SIGNを使用するため、まずサービスにログインしておきましょう。登録済みの場合は、画像の右上にある「 ログイン 」からログインし、未登録の場合は「 無料のプランを使う 」から登録していきましょう。

ログイン後、画像のような画面になるため左上にある「 契約書を作成する 」をクリックします。

すると、画面のようになるため「 PDFで作成 」をクリック。既に作成済みのファイルをアップロードしていきます。

ファイルのアップロードは、右部分下部の「 ローカルからアップロード 」で可能。そのほかに必要な「 ファイル名 」「 署名 」などを入力し、右下にある「 押印箇所の設定へ進む 」をクリックします。

すると、自分の押印位置と相手の押印位置を指定できる画面になりました。こちらで任意の場所に押印箇所を指定します。指定ができたら右下にある「 確認・送信へ進む 」をクリックしてください。

送り先のメールアドレスとメッセージを入力する画面になりました。ここで、ファイルにパスワード設定やプレビューの確認ができます。

また、「 ワークフローを開始する 」から社内決裁フローの設定も可能。こちらは無料版では設定できない点に注意してください。

全て問題なければ、メールアドレスを入力して「 送信する 」をクリックしましょう。送信が完了するとステータスが「 確認待ち 」へと変化しました。

契約書の送付・合意

続いては、契約書が送付された側が契約内容を確認し、合意する必要があります。

契約書はメールで送付されるため、メールを確認しましょう。画像のように、送付主の社名や名前とともに送付されます。ここで「 契約書確認する 」をクリックしましょう。

まず、氏名を入力する画面となります。NINJA SIGNでは契約書を送付された側に登録の義務はありません。

「 プレビュー 」で契約内容を確認し、問題がなければ「 印鑑 」に署名を入力。必要であれば、メッセージやCCで送付したいメールアドレスを追加し、「 受領・署名する 」をクリックします。

内容に不備や誤りがあった場合は「 却下する 」を選択してください。

この時点では、まだ契約は締結されていません。この後、契約の送付主に画像のような内容のメールが届きます。ここで「 契約書を確認する 」をクリックしましょう。

NINJA SIGNの画面が開き、契約書の詳細画面となります。ここで改めてプレビューを確認し、問題がなければ「 締結完了 」をクリックします。確認のポップアップも「 OK 」をクリックしましょう。

その後、ステータスが「 完了 」となり、送付主と送付された側双方に締結が完了した旨がメールで届きました。これで契約書の作成は完了です。

契約書の保管

続いて、作成した契約書を保管する方法について説明していきます。

ホーム画面の左側では、下記のステータスごとに契約書を確認できるようになっています。

  • 完了
  • 要確認
  • 確認待ち
  • 作成中
  • 有効期限切れ
  • 全てのステータス

また、「 フリーワードで検索 」という箇所から、キーワードを入力して検索することも可能。作成だけでなく、保管や管理も容易に行えます。

電子契約の注意点

注意

非常に便利で使いやすい電子契約ですが、当然注意して利用しなくてはいけない点があります。電子契約導入における注意点を3つ説明します。

電子契約サービスを利用した方が良い

まず、電子契約サービスをする場合ですが、サービスの選定にあたって、セキュリティ面をしっかり確認しましょう。

契約の多くは、自社だけでなく取引先などの他社の機密情報を含む可能性があります。この中身が第三者に漏洩してしまうと、大きな問題となってしまいますよね。

そして、電子契約はインターネット上でやりとりを行うという特性上、サイバー攻撃のリスクがあります。脆弱なセキュリティシステムでは、サイバー攻撃を受けて情報が漏れる可能性があることを念頭に置いておきましょう。

セキュリティに関してはサービスごとに異なるのですが、ファイルの暗号化や自動バックアップなどに対応していると安心でしょう。

自社で締結サービスを作成には時間がかかる

他社のサービスではセキュリティ面に不安がある、という場合には自社で電子契約サービスを開発するという方法もあります。

ただし、システムの整備などが必要となるため電子契約サービスの導入の何倍も工数がかかることは間違い無いでしょう。

また、電子契約を締結できる環境をつくるために、電子証明書を発行する必要もある点に注意してください。

無料ドキュメントサービスの利用に注意

無料ドキュメントを利用して契約締結を行うこともできるのではないか、と思う方もいるかと思います。

もちろん、ファイルの形式としてはPDFやWordなどの無料ファイルで問題ありません。さらに、そのままメールだけで契約を締結できれば非常に楽ですよね。

しかし、単純なドキュメントファイルは改ざんのリスクが非常に高く、証拠としても十分ではありません。

契約締結の際、無料のドキュメントファイルとメールだけで済ませないように注意してしてくださいね。

電子契約サービス

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ここまで、電子契約についてや電子契約の作成方法に関して述べてきました。今後、電子契約を導入しようという考えが強くなった方もいるかと思います。

しかし、今は電子契約サービスの市場は伸び、サービスそのものも多種多様に増えています。その数も膨大で、一体どのサービスを選べば良いのかわからなくなってしまうほど。

そんな数ある電子サービスの中から、3つおすすめのサービスを紹介します。

NINJA SIGN

引用:NINJA SIGN 公式HP

まずは、電子契約作成でも例に挙げた「 NINJA SIGN 」。こちらは、無料でも使用できる電子契約サービス。

このサービスでは、自身で作成したテンプレートの登録や社内決済を可能にするワークフローといったシステムも搭載しています。

過去の契約書について、有効期限のリマインドがあり、過去に紙で締結した契約書についても保管が可能。セキュリティに関しては、タイムスタンプの付与や通信の暗号化などしっかりしています。

最も特徴的なのは、対応しているファイル形式にGoogleドキュメントがある点。他サービスの多くはPDFにしか対応していません。

BtoBプラットフォーム契約書

引用:BtoBプラットフォーム契約書 公式HP

続いては「 BtoBプラットフォーム契約書 」を紹介します。こちらは、「 BtoBプラットフォーム 」シリーズとなっており、契約書の他に見積書や請求書のバージョンもあるのが特徴。複数利用している場合、同一アカウントで全て管理することができます。

セキュリティについても万全で、不正アクセスからデータを守るファイアウォールが採用されています。もちろん、タイムスタンプの付与も可能で改ざんのリスクもありません。

こちらも無料で使用することが可能。過去に紙で締結した契約書についても電子化して保管ができます。契約更新のアラートなども実装されており、しっかりしたサービスとなっています。

電子印鑑GMOサイン

引用:電子印鑑GMOサイン 公式HP

最後に紹介するのは「 電子印鑑GMOサイン 」。こちらもお試し版としてフリープランがあります。

このサービスの大きな特徴は、電子署名と電子サービスの双方に対応している点。紙で言うところの、実印相当と契約印相当の2種類を利用できるのです。他のサービスではあまり実装されていない機能のため、導入検討の際に鍵となると思います。

また、承認者や押印者の指定が可能なため、他の担当者が勝手に押印してしまった、といった事故も防げます。

契約書の保管や、契約期間のリマインドといった機能もしっかり備わっています。

まとめ

電子署名 サイン

昨今、急激に市場を広げている電子契約。この電子契約を扱うサービスは、コロナの影響で働き方が大きく変わった日本社会でますます需要が高まるでしょう。

しかし、一方で電子契約がどういったものであるか、実際にどういったサービスがあるのかといったことは、まだまだ浸透していない印象です。

本記事によって、電子契約についてわかるようになったと言う方が増えれば幸いです。


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