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電子契約システム「クラウドサイン」とは?評判・導入メリットを解説!

「 電子契約システムでクラウドサインをよく目にする 」

「 クラウドサインの評判ってどうなんだろう? 」

「 料金体制など具体的に知りたい 」

このように、電子契約システムの導入を考える際に「 クラウドサイン 」を思い浮かべる方も多いのではないでしょうか。

今回の記事では、クラウドサインの評判や導入メリットなど、細かくご紹介していくのでぜひ参考にしてみてください。

クラウドサインとはどんなサービス?

それでは、まず「 クラウドサイン 」についてご紹介していこうと思います。しっかりとこの記事で覚えておきましょう。

まず「 クラウドサイン 」についてですが、事前に内容についてお互いの合意が済んでいる契約書や発注書などの書類をアップロードし、相手方が同意することによって相互同意されたことを示す電子署名サービスのことです。

書類の管理や保管なども簡単に行うことができるため、紙での契約書を扱うよりも手軽に管理しやすいことが特徴です。

クラウドサインの適法性について

まずはじめに、「 電子契約って法的に有効的なの? 」と疑問に感じるかもしれません。しかしこれは、問題ありません。

契約というのは、必ずしも書面上の契約でなくても口頭やメール、そしてクラウド上でも契約締結することが可能です。このように契約方式の自由は、日本の私法(民法など)にある契約自由の原則の一つとして認められているからです。

つまり電子契約システム「 クラウドサイン 」での契約は、締結をする両者がクラウドサイン上で契約に合意し、合意した書面に弁護士ドットコム株式会社が電子署名を付与することで、法的証拠力をもった契約を締結させることが可能になるのです。

しかし以下の契約においては、書面での契約が必要が必要だということを覚えておきましょう。

  • 借地契約
  • 定期建物賃貸借契約
    (※通常の賃貸借契約はクラウド上で契約締結が可能)
  • 投資信託契約の約款

クラウドサインの証拠力について

法的には問題ないことが分かりましたが、その契約の証拠力はどうなのでしょうか。

契約内容に合意された書類については、クラウドサインを運営する弁護士ドットコム株式会社名義が電子署名を付すことによって、その証拠力を担保しています。

またクラウドサインで合意締結されたすべての書類は、クラウドサインのみが発行可能な電子署名で付与されるため、法的証拠力をもった契約が可能となります。この電子署名の仕組みには、公開鍵暗号方式に基づくデジタル署名が採用されているのが特徴です。

そして契約締結時には、弁護士ドットコム株式会社名義で書類の概要や合意締結の日時などが記された「 合意締結証明書 」が発行されます。この証明書によって、送信者及び受信者が合意した日時、送信者及び受信者のメールアドレスを簡単に確認できます。

クラウドサインでできること

続いて「 クラウドサイン 」でできることについて、ご紹介していきます。電子契約システムによってできることが少し異なりますが、クラウドサインでは以下のことができるようになります。

  • 契約書の電子化
  • 他ツールとの連携
  • チャットでのサポート
  • 様々なシーンの契約書に対応
  • 先方がクラウドサインを利用していなくても契約可能

それぞれについて、解説してきます。

契約書の電子化

一番基本的な機能となりますが、クラウドサインを導入することで「 紙と印鑑 」を電子化し、契約作業をオンライン完結させることが可能です。

電子化した契約書は紙を比較しても管理がしやすくなり、扱いやすいことが特徴です。

他ツールとの連携

クラウドサインは契約プランが「 スタンダードプラン 」以上で、Slackやkintone、Hubbleと連携できるようになります。これらの外部ツールとの連携によって、例えばSlackでは送信した契約書類の状況確認などが行えるようになります。

このように他ツールとの連携は、業務において管理の手間が省けたり確認しやすかったりと、さらに業務効率を上げることができるのです。

チャットでのサポート

クラウドサインの使い方についてよくわからない、という場合には、チャットサポートを利用することができます。しかもクラウドサインのチャットサポートは充実しており、迅速な対応が特徴なので安心してサービスを利用できるでしょう。

様々なシーンの契約書に対応

クラウドサインは様々なシーンの契約書に対応しています。また契約書のみではなく請求書、発注書なども取り扱うことが特徴となります。

幅広い書類を取り扱うことができるため、様々な場面で利用できるのではないでしょうか。

先方がクラウドサインを利用していなくても契約可能

取引先などがクラウドサインに登録・利用していなくても契約締結させることが可能なため、両者でクラウドサインに登録しておく必要がなく、手間がかかりません。

電子契約を行う際に、両者で利用しているサービスが違い契約に時間がかかったなどのトラブルがないため、スムーズに契約を行えます。

クラウドサインの導入メリット

メリット 木

  • コスト削減
  • セキュリティ対策
  • 契約締結までの効率化
  • コンプライアンスの強化
  • 契約書作成にかかる手間を削減
  • システム上で管理しやすくする

クラウドサインを導入すると、上記のようなメリットがあります。紙での契約とは違いたくさんのメリットがあるため、一つひとつ確認してみましょう。

コスト削減

クラウドサインで契約書を電子化することで、コストの削減に繋がります。例えば契約書を作成・送付する日も以下のコストがかかります。

  • 紙代
  • 印刷代
  • 郵送費
  • 収入印紙代
  • 印刷や発送に伴う人件費

特に印紙税に関する支出はかなり大きく、契約金額が数百万円程度までであれば少額で済みますが、契約金額が1,000万円を超えると何万円も必要となり、支出が大きくなってしまいます。

このように紙の契約書を扱う際には、様々なコストがかかっていることを理解しておきましょう。

セキュリティ対策

契約書の電子化にはセキュリティ面で不安の声があるかもしれないですが、クラウドサインのように電子契約システムを利用した方が、安心できるといえます。

例えば「 クラウドサイン 」では、契約書が改ざんされていないことを証明できる「 タイムスタンプ 」や暗号化通信、保存ファイルの暗号化、データ保存など、最新のセキュリティ技術によって管理されます。

契約締結までの効率化

クラウドサインを導入することで、契約書の作成から取引先への送付、承認、締結、そして管理までを一貫してオンライン上で行うことができるため、紙での契約書と比較しても大幅に効率良く契約締結させることが可能です。

従来では契約合意から契約書の作成、印刷、製本、郵送など、契約締結まで1週間は掛かっていました。しかしペーパーレスで契約できるようになり、1日以内で契約締結できるのがメリットです。

コンプライアンスの強化

従来の紙での契約は、契約書の改ざんや紛失などのリスクを抱えていたため、コンプライアンス上問題になる恐れがありました。

しかしセキュリティ対策も整っているクラウドサインを導入することで、データの改ざんや紛失などのトラブルを心配する必要がなく、契約後の書類管理もしやすくなりました。

このことからコンプライアンスの強化に繋がり自社・取引先の双方にとってメリットとなるのです。

契約書作成にかかる手間を削減

クラウドサインは、テンプレートを使用することで契約書作成にかかる手間を大幅に削減してくれます。

例えばクライドサインでは、下記のような利用頻度の高い契約書の公式テンプレートが用意されています。

  • 雇用契約書
  • 検収書
  • 売買契約書
  • 秘密保持契約書
  • 業務委託基本契約書
  • 業務委託個別契約書
  • 委任契約書
  • 消費貸借契約書
  • 解約合意書
  • 発注書 兼 発注請書

とても幅広い契約書の公式テンプレートが用意されていることがわかります。

またスタンダードプラン以上のユーザーは、オリジナルでPDFファイル、宛先、入力項目などを事前に登録しておき、書類の送信時に何度でも呼び出し可能なテンプレート機能も備わっています。

システム上で管理しやすくする

クラウドサインを始め、電子契約サービスは契約書を電子化して保存することができるため、とても管理がしやすいです。

一方で紙の契約書の場合、枚数が増えるほど管理作業が大変になり、1枚の契約書を探すのに数時間かかってしまう可能性があります。それでは他の業務にも支障をきたすでしょう。

クラウドサインを導入することで、契約締結後も契約書を探しやすく管理しやすいため、時間をかける心配がなくなります。

クラウドサインのデメリット

デメリット

  • 付与される電子署名が自社のものではない
  • 認証方法に関する問題点
  • 内部統制機能が扱いにくい

実はクラウドサインにもデメリットがあり、それが上記の3つです。明確にイメージしづらいと思いますので、一つひとつ確認していきましょう。

付与される電子署名が自社のものではない

クラウドサインは運営元の弁護士ドットコム株式会社名義が電子署名を付すことで、法的証拠力を担保した契約を締結することができることは前述しました。

しかし弁護士ドットコム株式会社名義で電子署名を付与するため、付与される電子署名は契約者本人のものではないことが問題視されています。

まず前提として、政府公認の第三者機関(認証局)での厳重な本人確認を得て使用できるようになる電子署名は、電磁的な情報の本人性を証明するためのもので、とても強い法的証拠力があります。

少し例をご紹介すると、、例えばAとBの企業が一番強い法的効力で電子契約を交わしたい場合、それぞれが認証局で本人確認を行って電子証明書を発行し、お互いの電子署名を付与した電子契約を結ぶ必要があります。

しかしこれでは複雑な手続きを行う必要があり、時間がかかってしまいます。そのような契約おける不便がないために、電子契約システムがあるわけなのです。

クラウドサインを利用することによって契約者本人の電子署名ではなく、第三者である運営元の弁護士ドットコム株式会社名義が電子署名を付与し、法的証拠力をもった契約を締結できるようになります。

簡単に解説すると、法的効力では本人名義の電子署名と比較してやや劣ってしまうのが、クラウドサインの問題点と言えるでしょう。

認証方法に関する問題点

クラウドサインの認証には、本人確認の手段として「メール認証」が採用されています。

メール認証ではランダムに生成される契約締結用のURLを契約相手に送付し、そのURLからのみ契約を結べるようにする認証方法なのですが、メールアドレスが乗っ取られてしまった場合には不正に電子契約が結ばれる可能性があります。

しかしクラウドサインは、この問題点を解消するためにいくつかの対策を行っています。

  • 通信の暗号化
  • ワンタイムパスワードによる二段階認証
  • IPアドレス制限

IPアドレス制限の機能は上位プランを契約しないと利用できないですが、通信の暗号化やワンタイムパスワードによる二段階認証によって、リスクを大幅に抑えることが可能です。

内部統制機能が扱いにくい

クラウドサインは、内部統制機能が扱いにくことが特徴です。

内部統制機能とは、「 IPアドレス制限 」や「 承認権限設定 」など、社内でクラウドサインを扱うことができる権限などに関する統制機能のことです。

内部統制機能が扱いにくいということは、他の社員がクラウドサインにログインできる状態であれば、最終的な管理者の許可なく取引先と契約を結べてしまうことになります。

そのため責任のない契約も成立してしまうというデメリットがあるのです。

もし「 IPアドレス制限 」や「 承認権限設定 」などの機能を利用するのであれば、月額10万円以上のプランを利用するしかありません。資金にある程度余裕のある企業ならば問題ないのですが、資金力が弱い企業にとっては大きな支出となるでしょう。

クラウドサインの料金プラン

クラウドサインの料金プランは上記の通りとなります。

またクラウドサインには「 Freeプラン 」があり、契約書の送信、保管、検索といった基本的な機能のみを無料で使用することができます。送信件数が月5件、ユーザー数は1名までという制限付きのプランですが、まずは電子契約システムがどのようなものか把握したい、という方にはぴったりといえるでしょう。

その他プランによって使用できる機能が異なるため、自身にあったプランを利用するようにしましょう。参考までに、下記にプランごとに使用できる機能をご紹介します。

Standard

  • 書類作成・送信
  • 電子署名+タイムスタンプ
  • 高度な認証リクエスト機能
  • テンプレート作成・管理
  • チーム管理
  • Web API

Standard plus

  • 書類作成・送信
  • 電子署名+タイムスタンプ
  • 高度な認証リクエスト機能
  • テンプレート作成・管理
  • チーム管理
  • Web API
  • 紙の書類インポート機能

Business

  • 書類作成・送信
  • 電子署名+タイムスタンプ
  • 高度な認証リクエスト機能
  • テンプレート作成・管理
  • チーム管理
  • Web API
  • アカウント登録制限
  • IPアドレス制限
  • 承認権限設定
  • 高度な管理機能
  • SSO(シングルサインオン)機能
  • 電話サポート

他サービスとの比較

電子契約システムによって、料金プランや使用可能な機能はバラバラです。まずは無料登録などで使いやすさなどを確かめてから、本格的に導入するようにしましょう。

また、サービス導入にあたって注目すべき点を下記にまとめました。

  • 月額+送信料のトータル料金
  • アップロード可能なファイル形式
  • 契約書作成のしやすさ
  • ワークフロー履歴の閲覧
  • 先方への負担
  • 他システムとの連携

月額+送信料のトータル料金

長期間使用するのであれば、月額料金や契約書の送信料金などをしっかり比較しましょう。例えばクラウドサインの場合、送信料金が他サービスと比較的高いことがわかります。

先ほどご紹介した4つのサービスの中で一番総合的な料金が安いのは、『NINJA SIGN』です。アカウント数は1アカウント〜ですが、ユーザー数が少ないのであれば問題ないでしょう。

アップロード可能なファイル形式

契約書などのアップロード可能なファイル形式を、しっかりと確認しておきましょう。

例えばクラウドサインをはじめ、多くのサービスはPDFに制限されている場合が多いです。PDFのみだと編集に手間がかかったりする場合があるため、他の形式でアップロードできるサービスだと非常に便利です。

契約書作成のしやすさ

契約書のテンプレート機能は整っているか、テンプレート登録で次回以降契約書を作成しやすいかなど、契約書を作成しやすいことは非常に大切です。

テンプレート登録や、あらかじめ契約書の雛形が用意されているかをしっかりと把握しておきましょう。

ワークフロー履歴の閲覧

ワークフロー履歴とは、「 いつ誰が承認や申請を行ったか 」を確認するための履歴となります。このワークフロー履歴の閲覧ができることで、コンプライアンス強化を図ることができるのです。

紙の契約書では改ざんなどのリスクがありますが、電子契約システムでワークフロー履歴が確認できるということは、コンプライアンスを重視できているといえるでしょう。

先方への負担

先方への負担とは、電子契約を締結させるために先方にも同じサービスへの登録が必要かどうか、ということになります。

クラウドサインなどは先方がサービス登録していなくても締結可能ですが、BtoBプラットフォーム契約書は登録必須となるため、クライアントによっては電子契約サービスの利用を拒否される可能性もあるでしょう。

他システムとの連携

社内で他のシステムを導入している場合は特に、そのシステムと連携ができると大きなメリットになります。

例えばクラウドサインはSlackやSalesforce、kintoneと連携させることができ、業務効率が大幅に向上することが考えられます。もし社内で業務のためにシステム導入をしているのであれば、電子契約サービスと連携可能かを確認しましょう。

NINJA SIGNがお得⁉︎

参照:NINJA SIGN

今回主に『クラウドサイン』についてご紹介しましたが、全体的に他サービスを含めて比較した場合、『NINJA SIGN』が一番使いやすく価格的にも導入しやすいです。

NINJA SIGNは弁護士監修の電子契約システムで安心してサービス利用ができ、契約書の作成から締結、管理まで、契約業務の煩雑なプロセスを1つで、かつオンラインで完結することができます。

提供されている料金プランも5つに分かれており、幅広いユーザーのニーズに沿ってサービス提供されています。

  • Free
  • Light
  • Light Plus
  • Pro
  • Pro Plus

上記5つのプランで、目的に合わせて導入してみるのがおすすめです。

『NINJA SIGN』と『クラウドサイン』の比較については、NINJA SIGNの評判を紹介!クラウドサインとの違いは?にて詳しくご紹介しているので参考にしてみてください。

まとめ

今回、電子契約システム「 クラウドサイン 」についてご紹介しました。

電子契約システムはいくつかありますが、目的に合わせて導入をしましょう。また、多くのサービスはまず無料で登録して利用できるため、実際の使いやすさなどを確かめてから導入をしてみるのがおすすめです。

電子契約システムを導入し、契約における業務効率化を測っていきましょう。

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